Kinshasa, 5 juillet 2021(ACP).-L’organisation des archives est un solide plan d’affaires dans les administrations, a écrit dans un de ses article, un expert et candidat doctorant en sciences et techniques documentaires de l’Université de Kinshasa (UNIKIN), Ndonga Lemba.
Se confiant, lundi à l’ACP, il a fait savoir que depuis des décennies, les administrations et les opérateurs économiques étendent leurs activités à travers le monde, ajoutant que la production documentaire ne fait que croitre du jour au lendemain et la maîtrise de ces derniers pose problème.
« Les entreprises devraient organiser une nouvelle fois la lutte contre la destruction incontrôlée des documents afin d’assurer un meilleur élan de leurs affaires. Les archives jouent un rôle capital et stratégique dans la vie de toutes les organisations », a-t-il dit.
Ainsi, Ndonga Lemba a renseigné que l’objectif d’ensemble pourrait être le renforcement des capacités des bonnes concessions et gestion des archives en vue de pérenniser leur vie.
Pour lui, la grande majorité des administrations des pays africains fonctionnent de manière classique sans une bonne tenue du patrimoine archivistique. Par contre, certaines autres fonctionnent aisément sans perdre du temps, toujours grâce aux archives mieux organisées.
Selon lui, indépendamment de la nature des documents et de leur cercle de rattachement, le contenu de la chose écrite s’est diversifié au rythme de l’activité humaine.
Comme le souligne l’UNESCO dans l’Institut international de planification de l’éducation publique en 1978, la théorie politique et sociale peut être acceptée et soutenue avec enthousiasme mais une résistance active s’observe dans la bonne gestion du patrimoine archivistique par un grand nombre des décideurs.
L’expert Ndonga Lemba a souligné que ceux qui œuvrent dans le domaine archivistique d’une manière ordonnée, bénéficient de beaucoup de privilèges en termes de ressources et expériences professionnelles, étant donné que le service des archives est l’un des services de diffusion de l’information.
Les archives, ensemble de documents
L’article premier de la loi française du 03 janvier 1979 sur les archives définit les archives comme l’ensemble de documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçu par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.
Cette large définition, a-t-il dit, laisse entendre qu’il n’y a pas d’archives sans documents, et que toutes les archives sont forcément des documents, et de même que tous les documents des archives.
« Au regard de ses fonctions, les archives aident à assurer la traçabilité des décisions au sein de la communauté, ensuite de toutes les étapes de l’application des décisions et leurs conséquences », a-t-il soutenu.
Quant aux critères de classement des archives, il en a distingué trois, à savoir, celui d’appartenance à une procédure antérieure, le critère de la conscience qu’à le géniteur de la valeur des documents et le critère de la durée de l’utilité préalable de l’information.
Ces critères, ajoute-t-il, sont des outils par excellence des archives de par son invention, l’écriture et la manifestation de l’ingéniosité de l’homme pour faciliter la comptabilité dans le temps des troupeaux et des récoltes.
« L’apparition de nouveaux documents, la retombée de l’action supplantée par d’autres événements, vont peu à peu sortir l’archive de la mémoire vive des acteurs et la faire entrer dans un ensemble documentaire distinct, qui nécessité l’intermédiaire d’un outil de recherche, une démarche réfléchie et souvent l’intervention d’un lien, base de contrôle », a conclu le doctorant, Ndonga Lemba. ACP /Fng/CKM